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2016.03.05
WEB

「報連相」を支える コミュニケーションツール

ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性については語るまでも有りませんが、90年代以降インターネットの普及によって従来の電話やファックスに加えて電子メールの利用が格段に増加しました。

文章だけでなく画像やファイルを瞬時に相手の手元に届けることができる、そんな電子メールの特徴を初めて体験した時の驚きの事は今も思い出します。

 

あれから20年以上経過してますが今もビジネスシーンにおけるメール活用は衰えることはありません。

そんななか、この数年で一気にコミュニケーションツールの主役として台頭してきたのが、LINEをはじめとした「チャット」アプリです。

 

現在メール使用が中心でチャットを使ったことがないという方も、使い分けてみてはいかがでしょうか?

 

チャットとは

チャットとは通信相手と交互に発言(文字を入力)していく事で、擬似的に会話をするリアルタイムな掲示板のようなものと考えるといいでしょう。

メールのやり取りには、毎度相手の企業名・氏名・簡単なあいさつなど前置きの後、伝えたかった要件を書かなければなりません。スマホでメール交信する際にはこの入力が意外と面倒です。
チャットの場合、ある程度人間関係が確立している相手に対して、挨拶などの前置きを最小限に留めて用件を伝えることができるのが便利です。

 

というわけで、

メールよりも手っ取り早くやりとりができることや、複数の人間と同時に話し合いができる、そんなスピード感がチャットの魅力です。

 

■チャットの特徴まとめ

1. 1対1およびグループで交信できる。

2. リアルタイムのプッシュ通信。(ちなみにPCメールはプル型)

3. 文字、画像、ファイルが送受信できる。

 

主な無料チャットアプリをご紹介すると、

 

LINE(ライン)

line

現在最も利用者の多いアプリ。

 

当初無料通話アプリとして利用者を増やしたが、チャットと言えば文字中心だったものにスタンプ(キャラクターイラスト)を挿入することで今の自分の感情表現をできる事が大ウケして若者中心に利用者が増えました。

 

リリース間もない頃、自分のスマホ内に登録された知り合いの電話番号を自動的に利用促進に活用したため(現在は承認制になった)利用者間はプライベート色が強いと思います。

ファイル添付は出来ますが、期限が過ぎると自動的に削除されるので気を付けましょう。

 

Messenger(メッセンジャー)

messenger

当初はFacebook内のチャット機能の一部でしたが、2015年7月以降 Facebookとの連携は残しつつも単体のアプリとしてインストールして使用出来るようになりました。このような性質上Facebookで繋がっている友人同士だと使いやすいチャットアプリです。
ただし、上司と部下といった関係でFacebookでの交流が成立し難い(合わない)場合は、運用次第ではチャット活用に影響するかもしれません。

 

Skype(スカイプ)

skype

私がビジネス利用として最もお勧めしたいのがSkypeです。
Skypeはどちらかと言えばTV電話アプリとして有名になったサービスですが、チャット機能も強力です。
上記2種に比べるとチャットとしての利用者は少ないと思われるのですが、そこが良いのです。LINEのようにお友達感ベタベタでも、Facebookのように履歴や個人情報をひけらかす事もなくビジネスだけに割り切って使える感じが潔いです。

 

デバイスはPC、スマホ、タブレットなどいずれも同期しながら使えると共に、他の通信アプリケーションに比べて比較的安全な通信アプリケーションであるといわれます。

弊社では、2つのグループでSkypeを運用しており、気づいたとき、伝えたいとき、瞬時にメンバー間でメッセージ共有できるのは重宝しています。

 

まとめ

私的にメールも含めた各コミュニケーションツールを、交信頻度と利用シーンで分けてみると以下のような図になりました。

communication_2

ほかに、ChatWork(チャットワーク)など有料&高機能のアプリも有りますが、まずは無料から試してみてください。

 

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この記事を書いた人

馬場口 一利

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有限会社正文堂の代表取締役。WEBに関する事からオフィスの販売までマルチに行っている。

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